Consultoría de Procesos
Potencia el rendimiento de tu negocio optimizando tus procesos
- Resolver errores operativos.
- Mejorar los tiempos de respuesta.
- Documentar el proceso.
- Agregar indicadores de control y seguimiento.
- Incrementar la calidad final.
Cómo lo hacemos
Ahora que ya sabes que este servicio es para ti, puede que aún te queden preguntas de cómo podríamos aplicarlo para tu caso concreto.
En esta sección, te contamos todo lo que deberías saber para entender cuáles serían los pasos que se van a realizar.
Fase 1
Evaluación y Diagnóstico
- Tiempo de la actividad: 1 semana.
- Entregable: informe de diagnóstico.
Un analista experto relevará, con el encargado del área y con el CEO de la empresa, el proceso en cuestión. Si se cuenta con un manual de procedimientos, se lo analizará previamente, junto con su grado de eficiencia y cumplimiento.
El objetivo del análisis es identificar fallos, cuellos de botella y oportunidades de mejora para optimizar el proceso. Esto puede implicar la eliminación de procesos innecesarios, la simplificación de procesos complejos, la automatización de procesos manuales, la adición de puntos de control y KPIs de medición, las necesidades de capacitación, la mejora de la colaboración entre equipos y la implementación de mejores prácticas en el proceso.
La clave está en encontrar soluciones efectivas y eficientes que permitan ahorrar tiempo de gestión y mejorar la calidad del proceso, generando el mayor impacto positivo posible en el negocio.
Fase 2
Plan de Mejoras
- Tiempo de la actividad: 1-2 semanas, dependiendo de la complejidad del proceso.
- Entregable: Plan de mejoras que se van a realizar.
Luego de haber consensuado el informe de diagnóstico con los puntos críticos para resolver o mejorar, se elaborará una propuesta de solución para cada uno de los factores mencionados. Dichas soluciones pueden consistir en:
- Buscar oportunidades: Analizar el proceso actual y buscar oportunidades de simplificación y optimización, aplicando soluciones específicas para eliminar cuellos de botella y reducir el tiempo de inactividad.
- Automatizar: La automatización de tareas repetitivas y manuales puede ahorrar tiempo y reducir errores. Esto puede incluir el uso de software especializado para administrar y monitorear procesos, o la implementación de sistemas de gestión electrónica de documentos.
- Rediseñar el flujo de trabajo: Si el proceso actual no es eficiente, el rediseño del flujo de trabajo puede ser necesario. Esto implica la eliminación de tareas redundantes o innecesarias y la implementación de tareas más efectivas y optimizadas.
- Capacitar al personal: Si los errores humanos son una causa común de ineficiencia, puede ser necesario mejorar la capacitación y la formación de los empleados para asegurarse de que están realizando sus tareas de manera efectiva.
- Mejorar la documentación: Puede ser que la falta de documentación detallada, simple y clara, haga que el proceso no se ejecute según se haya establecido y, por lo tanto, se produzcan errores que podrían evitarse.
Fase 3
Implementación y Seguimiento
- Tiempo de la actividad: 2 semanas – 3 meses, ya que depende muchísimo del tipo de mejoras que se van a implementar: un manual de procesos puede hacerse en poco más de una semana, pero la implementación de un sistema informático podría llevar varios meses.
- Entregable:
- Acompañamiento en la ejecución del plan de mejoras.
- Informe mensual de cumplimiento del plan, desvíos y correcciones.
Es importante involucrar a todos los miembros del equipo en la implementación de soluciones para garantizar que se cumplan los plazos establecidos y se logren los resultados esperados. La comunicación constante y la retroalimentación son fundamentales durante todo el proceso para asegurarse de que se están logrando los objetivos establecidos.
Durante esta etapa, se supervisará y acompañará al cliente en la implementación del plan de mejoras aprobado. Según su naturaleza, algunas tareas estarán a cargo del personal de la empresa y otras serán nuestra responsabilidad. Cualquiera sea el caso, siempre estaremos controlando la ejecución del plan e informando de los desvíos detectados y las medidas para corregirlos.
Fase 4
Auditoría final
- Tiempo de la actividad: 1 día.
- Entregable: KPIs con la situación inicial y la finalmente alcanzada, que demuestre el grado de éxito en la mejora del proceso.
Una vez finalizado el plazo acordado y ejecutado el plan de mejoras planteado, se medirá la situación actual con la inicial, identificando las mejoras logradas y el impacto en el negocio. Como resultado adicional, se contará con una serie de indicadores para monitorear la eficiencia del proceso y aplicar la mejora continua.
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